効率的な業務遂行、ミスのない業務遂行の実現には、業務マニュアルの整備が欠かせません。また、リスク管理やコンプライアンスの視点からも、マニュアルの重要性が増しています。しかし、業務マニュアルの整備が十分でなかったり、せっかく作成された業務マニュアルがあっても、マニュアルの更新が行われないために活用できなくなっていたり、といった状況の職場が多いようです。
業務マニュアルの整備や更新がうまくいかない原因は、「業務をきちんと遂行している人たちにとって、業務マニュアルは不要である」という認識にあります。つまり、担当者の異動や退職などによって、業務遂行上支障が生じなければ、業務マニュアルの必要性・重要性に気がつかないということです。
業務マニュアルの整備は、その必要性・重要性の認識と整備や更新の体制づくりから始めることが、成功の秘訣です。

業務マニュアルを作成することは、会社として公式な業務のやり方を定めることを意味します。このため、業務マニュアル作成と更新などの管理は、部門として行い、その部門長が責任者になる必要があります。

一方、部門長が実際に業務マニュアルを作成・更新する訳にはいきませんから、部門内での業務マニュアルの整備担当を定め、その人を中心に部門メンバー全員で作成・更新を行うという体制づくりが必要になります。

業務マニュアル作成を成功させるポイント

業務マニュアルを作成する際、「より詳しく」、「よりわかりやすく」ということを意識して作成しますが、それだけでは失敗してしまいます。業務マニュアルを活用する主な人は、その部門に異動してきた人や配属された新人です。活用者を想定して、その人が活用しやすい業務マニュアルにしなければなりません。

また、更新することも、十分に考慮する必要があります。更新については、業務マニュアルを作成した人ではないことを想定しておかなければなりません。

業務マニュアルに書かれるべき内容

業務マニュアルには、業務の手順だけでなく、業務を効率的かつミスなく遂行するための「コツ」や、業務で取り扱う帳票などのサンプルの記載も必要です。記載する業務手順についても、その手順が「標準手順」として定めたものであることが理想です。

一方、特別な処理が必要な例外処理の対応方法についても、マニュアル化されてなければ、業務に支障をきたします。これらをどのように表現し、どの程度の詳しさで記載するのかを決めてから、業務マニュアルの作成にとりかかることが重要です。

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